Reglas de etiqueta para correos electrónicos

En un post anterior mencioné sobre algunas “reglas básicas” al momento de crear y administrar un correo electrónico, algunas muy simples otras no tanto, pero creo que fueron suficientes para poder empezar el tema que realmente me interesa: reglas de etiqueta de correos electrónicos

Estas reglas de etiqueta las "inventé" gracias a años de experiencia en el uso de correo electrónico (ajá), por lo que ahora ustedes, mis pequeños saltamontes, son los elegidos para recibir este conocimiento.

Evita, en lo posible, enviar archivos adjuntos:

En muchas ocasiones hemos recibido correos electrónicos de amigos con presentaciones Power Point, videos, audios o cualquier otro archivo adjunto que puede ser entretenido o útil para unos, pero no para todos.

En mi caso, no descargo archivos que me envían a menos que sea trabajo, el resto simplemente los elimino o los ignoro.

El que envíes un archivo adjunto significa guardar una copia en el servidor de correo de la persona que lo recibe, lo que significa utilizar espacio que tal vez la persona tiene limitado; significa descargarlo a la computadora, que es lento y puede saturar su red cuando es una archivo muy grande como un video; significa abrir el programa que lee el archivo, lo cual es riesgoso porque puede ser un virus.

Si el contenido del archivo es un texto relativamente corto, cópialo y pégalo en el cuerpo del mensaje de tal forma que no ocupe espacio en el servidor del receptor o se tenga que descargar. Incluso es mejor escribir una dirección de página de Internet donde se pueda descargar o ver directamente el archivo.

No se ofendan, pero descargar el archivo y abrirlo, verlo y después borrarlo son pasos innecesarios para mí y si me puedo ahorrar unos segundos no los haré, no importa que tan divertido sea ver el video del gato que toca el piano o qué tan inspirador sea la presentación de Power Point de religión o de amistad.

¿Muchos archivos adjuntos? “Zippealo”!:

A veces tenemos que enviar o 2 o 3 o más archivos a una persona. En ocasiones, esos archivos pesan mucho y descargar cada uno de ellos es un paso innecesario para el receptor. Gmail tiene la funcionalidad de descargar múltiples archivos en un archivo .zip, pero no todos los clientes de correo lo tienen.

Procura enviar todos los archivos a través de un archivo .zip (o .rar) de tal forma que ocupen la menor cantidad de espacio en el correo de la persona además de que permites que el receptor descargue todos los archivos con menos clics y tú te ahorras tiempo subiendo los archivos 1 por 1.

Cuida el formato del contenido del mensaje y de tu firma:

En ocasiones he recibido correos electrónicos donde el texto está coloreado. Estoy consciente que quieren dar una buena presentación pero muchas de esas veces ese cambio de color o de tamaño en la letra hace que leer el mensaje sea muy difícil (sobre todo cuando tratas de leer un texto en color rosa claro o amarillo canario sobre un fondo blanco)

Procura enviar el mensaje con el texto estándar, es más fácil de leer y estoy seguro que es mucho más presentable, los ojos de tu receptor te lo agradecerán.

Procura usar múltiples párrafos y dejar espacio entre ellos. Es muy complicado leer un texto que no tiene espacios marcados, ya no digamos sin comas o puntos.

También evita enviar la firma de tu correo electrónico como imagen. Esta imagen es un archivo adjunto que provoca que ocupe espacio en el correo electrónico del receptor.

Por amor de Dios, Allah, Buda, Shiva o el monstruo de espagueti volador, revisa la ortografía:

Es muy molesto e incómodo tratar de leer un correo electrónico con muchas faltas de ortografía. En ocasiones entiendo que se puedan escapar uno que otro acento o letra en las palabras, pero cuando prácticamente ves una falta de ortografía en 3 de cada 5 palabras llega a ser molesto.

Usa Word para escribir tu mensaje y después cópialo y pégalo en el campo de mensaje de cliente de correo. Es rápido, es fácil y quedas bien ya que no quedas como un ignorante que no sabe la diferencia entre “has” y “haz”.

Cuidado con el botón Reenviar (Forward):

¿Te gustó ese correo electrónico que recibiste de los “10 consejos de Panchito para vivir bien” y se lo quieres reenviar a tus amigos? Antes que aprietes el botón “Enviar” (Send) después de presionar “Reenviar” limpia el contenido del correo electrónico.

Cuando se presiona el botón “Reenviar” normalmente se genera una copia del contenido del correo con algunas cabeceras que contienen la información de la persona que te envió el correo originalmente más los correos de todos a los que les fue enviado; borra esos correos electrónicos para evitar que el contenido se sature aparte de que esos correos electrónicos les puede llegar a personas que no conoces y sabes cómo pueden utilizar esa información.

No siempre utilices el Responder a todos (Reply to All):

El botón “Responder a todos” es muy útil para mantener una conversación por correo electrónico donde múltiples personas participan, pero es una función que se tiene que usar en algunos casos.

Pondré un ejemplo, recibí la invitación a una fiesta de una amiga no hace mucho. En el correo venía el lugar, fecha y hora del evento más una aclaración de que podían invitar a los amigos. Alguien, que no conocía pero que estaba en la lista de envío, tenía una duda por lo que respondió un correo electrónico preguntando si podía ir el “primo de un amigo que le había gustado y que sería una buena excusa para conocerlo más y bla bla bla”. Pregunta y motivo válido, pero como la persona en lugar de solo presionar “Responder” presionó “Responder a todos” todos nos enteramos del chisme, sumando que es un tema que, en lo personal, a mí no me interesa y estoy seguro que a muchos de esa lista tampoco.

Esta acción provocó que ahora todos los receptores del correo, por cualquier duda (muchas de ellas de carácter personal) utilizaran la función “Responder a todo” que provoca que el correo se sature con información inútil para muchos de los receptores.

Si una pregunta está dirigida a una persona en específica y no involucra de forma directa o indirecta a las otras personas que también recibieron el correo electrónico, evita el botón “Responder a todos” y solo envía el correo del interesado.

No envíes correos NO relacionados con trabajo al correo de trabajo de alguien:

Los correos de trabajo de alguien son para eso, para trabajo. Tú no sabes si metes en problemas al receptor al momento de enviar esos correos que no tienen nada que ver con la empresa en la que trabaja.

Recuerda que la mayoría de los correos empresariales no tienen las mismas bondades (como espacio o velocidad de transferencia) que los correos personales (Gmail, Hotmail, Yahoo, etc.) y en muchas ocasiones esos correos están restringidos única y exclusivamente para uso de trabajo.

Además, en muchas ocasiones las personas utilizan un cliente de correo como Outlook o Thunderbird que les avisa cuando un correo electrónico ha llegado y eso rompe la concentración de la persona si está trabajando, y si la distraes para enviarle una "mentada" presentación de Power Point puede llegar a ser molesto.

Correos personales, envíalos a los correos personales. Las personas tienen su forma de organizarse en los tiempos de consulta de correos personales.